Méthodologie de projet, partie 1/2
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Certains paramètres sont nécessaires dans le montage de projet, il est fondamental de travailler sur ces points et ensuite de les évaluer.
- Selon le modèle Anglo-saxon, il faut des aptitudes, des savoirs et une attitude certaine.
On entend par attitudes, le comportement que l’on adopte en tant que professionnel par rapport au projet.
Les aptitudes sont les capacités à définir un projet, à concevoir et à traiter les choses.
Les savoirs concernent les financeurs, les partenaires….
- Selon le modèle Français, on évoque plutôt le savoir, le savoir-être, le savoir-faire et le savoir-faire faire.
On entend par savoir-être, les attitudes à adopter en fonction du public
Le savoir-faire faire signifie que l’on laisse faire les autres.
Le savoir-faire concerne les aptitudes.
Le savoir concerne ses connaissances.
Définition anglo-saxonne : Le projet est une entreprise individuelle ou collective soigneusement planifiée et destinée à atteindre un objectif.
Définition latine : Le projet est l’image d’une situation que l’on pense atteindre (plan, intention, résolution). C’est tout ce par quoi l’homme pourra modifier le monde ou lui-même dans un sens donné, un édifice à construire.
Boutinet est le père fondateur de la notion de projet. C’est une valorisation de l’individu et non une planification, car c’est une réponse psychologique concernant la représentation des personnes sur leur avenir.
Le projet n’existe que dans l’absence et disparaît quand il se réalise.
Le projet est une variation de jeter, et comprend une pluralité de paramètres.
Pro= anticipation et jet= réalisation
Sujet= acteur ; Objet= but ; Rejet=obstacles ; Trajet= route ; Surjet= transformation
Pelletier, « choisir, c’est inventorier les possibles ». Il a mis en avant une approche multidimensionnelle faite de pluralité de paramètres : phase d’exploitation, phase de cristallisation, phase de spécification, phase de réalisation.
Un projet est une méthode, une démarche qui permet de passer de l’idée à l’action, en structurant les différentes phases de ce processus. C’est une activité subjective de recherche de solutions à un problème.
Le projet est un travail d’imagination.
Il se met en œuvre pour modifier l’environnement social dans lequel il se déroule (impact). Un projet prend forme dans un contexte social, spatial, et temporel.
Le projet est le produit d’un travail collectif. Il possède une dimension éducative.
Le projet doit être réaliste.
Les projets sont composés de trois phases :
- Idée du projet, définition, conception,
- Réalisation, mise en œuvre,
- Evaluation et bilan : efficacité, pertinence, cohérence…
Il existe les porteurs actifs qui sont les salariés, les membres du Bureau et les porteurs passifs comme les membres.
INTERNE A L’ASSOCIATION :
| BUREAU |
3 personnes : président, secrétaire, trésorier
| C. A |
7 membres en Alsace-Moselle, 2 pour les autres régions Françaises
| A.G |
FONDEMENT :
POLITIQUE Choix, orientations, décisions
STRATEGIQUE Action, pilotage, atteinte du but
OPERATIONNEL Réalisation, salarié, bénévole
Une façon simple et fréquente de concevoir un projet consiste à le scinder en trois phases :
- La définition,
- La mise en œuvre,
- L’évaluation,
1) La définition (construction et structuration du projet)
Elle englobe l’ensemble du travail initial de préparation et de planification qui va de l’analyse des besoins jusqu’à la définition des objectifs et l’identification des ressources nécessaires. C’est un travail invisible mené avant même le démarrage du projet. C’est à ce moment que le projet va prendre forme, va se structurer, et que son destin se dessine.
Le travail conduit dans cette phase, inclus :
- L’analyse des besoins (= faisabilité) au niveau de la réalité sociale,
- L’analyse des capacités et de l’intérêt des organisations pour mener le projet,
- Faire émerger le projet et faire valider l’idée par le C.A,
- Identifier les activités possibles,
- Réfléchir aux ressources potentielle en fonction du thème des activités,
- Réfléchir aux porteurs du projet, les partenaires,
- Rédiger le projet,
2) La mise en œuvre
La phase de mise en œuvre chevauche souvent avec celle de définition. Cette phase doit prendre en considération les éléments suivants :
- Les activités prévues et le lien entre elles,
- La gestion des ressources humaines, financière et techniques,
- La stratégie de communication, les relations publiques,
- Le processus d’accompagnement,
- Le compte-rendu du projet et la tenue des dossiers,
- Impliquer les partenaires et les bénéficiaires.
3) L’évaluation
Elle fait partie du plan du projet, elle se déroule généralement à la fin du projet, mais des évaluations intermédiaires sont généralement nécessaires. Le projet se termine à la fin des activités : tout comme la définition, l’évaluation et les tâches afférentes sont bien souvent invisibles au public. (« concept de l’Iceberg » : on ne voit que le dessus, la réalisation)
Dans la partie évaluation, il faut tenir compte des éléments suivants :
- La procédure d’évaluation : constater les résultats obtenus et ceux non obtenus,
- Les mesures de suivi à envisager,
- Remercier les personnes impliquées dans un projet et célébrer le « succès »,
- Rédiger les documents nécessaires,
- Transmettre les rapports narratifs et financiers aux financeurs et partenaires,
- Mettre en perspective nos projets,
Schéma du projet
| BASE PROJET |
2 2)Mode opératoire, faisabilité 4) Suivi action, résultats, attentes
ACTION
1) But, valeurs, objectif 3) Déroulement – faire 5) Evaluation/bilan
Le travail de projet se situe dans une optique de programmation d’étapes, tout projet se réfère à 2 origines :
- Soit à la résolution d’un problème, on parle de « projet solution ».
Le porteur de projet décide de résoudre un problème : qui ? quand ? comment ?
- Soit une volonté, idée, ambition, on parle de « projet conquête ».
Il faut apporter une valeur ajoutée.
Dans l’analyse des besoins, il s’agit de savoir pour qui le projet est nécessaire, pour quoi il est adapté, pourquoi tout le monde devrait s’y intéresser.
Le projet dans lequel nous nous lançons doit refléter les besoins, les conditions, les spécificités des groupes cibles par rapport auquel il doit présenter une certaine cohérence. L’analyse des besoins nous rappelle que, bien que notre idée soit magnifique et que notre rôle nous semble important, le projet n’a aucun sens s’il ne répond pas à un besoin. Cela correspond à l’expression « nul besoin de gérer une offre s’il n’y a pas de demande », utilisée par les commerciaux.
L’analyse des besoins doit porter sur les conditions sociales, économiques et politiques qui règnent dans l’environnement du projet et le rende nécessaire. Elle peut concerner la situation du groupe cible ou la situation globale de la communauté.
Cette phase est déterminante car elle conditionne la réussite du projet. Elle permet également une analyse rapide du contexte à travers la recherche et le traitement des informations que l’on a eu lors de contacts téléphoniques, de réunions avec les personnes…
Pour cela, on utilise la théorie des 5 W de Laswell :
- Who ?
- When ?
- Where ?
- Why ?
- How?
On utilise aussi, le « feet back », qui correspond à un retour sur le territoire, le pubic, son action, soi-même.
L’analyse sociale est cruciale, dans la mesure où elle doit définir la finalité et les objectifs du projet, ainsi que le programme d’actions à mener. D’un autre côté, tout projet devrait être annoncé dans le contexte social et visé d’apport d’un changement pour l’amélioration d’une situation.
L’analyse sociale contribue à l’identification du groupe cible.
L’analyse des besoins, doit aussi permettre d’évaluer :
- Ce qui est nécessaire ou souhaité par, pour, avec les bénéficiaires,
- En quoi le projet est-il une priorité ?
- La priorité est-elle souhaitée par les bénéficiaires ou/et les autorités ?
- Est-ce que ce que nous proposons est cohérent et pertinent par rapport au contexte local ?
- Quels changements le projet peut-il induire ?
Pour obtenir des réponses positives à ces questions, utiliser des questionnaires :
- Qui a identifié ces projets en tant que priorité ?
- Qui a été consulté au sujet de l’intérêt d’un tel projet ?
- Comment se situe t-il par rapport aux pouvoirs publics et aux initiatives privées de la région ?
- Dans quelles mesures prend-il compte les aspirations, les besoins, les désirs des individus qu’il cherche à aider ?
Ces questions permettent d’établir un diagnostic, puisque l’on établit les besoins prioritaires.
Il est important de débattre lorsque certains problèmes ou certaines questions sont posées avec une quelconque intensité. On appelle cela, le “Learning by doing” chez les Anglo-Saxons. Pour répondre à ces questions, il faut aller voir ce qui se fait ailleurs, prendre un temps de créativité à plusieurs sur une question ou un sujet, il faut sans cesse penser à la plus-value que notre projet va apporter.
Avant tout projet,
- Solliciter l’opinion des personnes impliquées dans le projet,
- Solliciter l’opinion de plusieurs personnes dans les partenaires et sponsors potentiels ou dont on aurait besoin,
- Réfléchir à la dynamique sociale négative ou positive que le projet peut déclencher,
- Rechercher les résultats obtenus par des projets similaires,
- Mener le projet lorsque le besoin s’en fait sentir,
- Oser aller à contre courant,
- Eviter de mener son projet contre l’avis des personnes les plus influentes,
- Ne pas suivre la mode,
- Ne pas rester engluer de fatalisme, de pessimisme, et de passivité,
- Rechercher et traiter des informations lors de l’analyse des besoins,
Dans cette partie, on présente différentes étapes:
- Le titre, qui doit être accrocheur.
- Le diagnostic
- Les objectifs
On nomme « objectif », la finalité de ce que nous voulons atteindre à long terme. La définition des objectifs est obligatoire si l’on veut que le projet soit réaliste et réalisable. A la lecture des objectifs, il doit être possible de se faire une idée de ce qui va être fait ou atteint par l’intermédiaire du projet. Les objectifs sont la traduction, dans la pratique de la finalité du projet. Si la finalité est générale, d’une grande portée, les objectifs eux sont concrets.
On utilise le programme « SMART », pour définir les objectifs :
- Spécifique : qu’allons nous atteindre ?,
- Mesurable : combien de personnes ? combien d’ateliers ?,
- Accessible : qu’est-ce qui va changer ?,
- Réalisable,
- Planifier dans le Temps,
Les objectifs doivent être concrets, multiples, subdivisés en plusieurs objectifs. Cela permet de faciliter la planification, le suivi et l’évaluation de chacun des objectifs, et le potentiel offert par le projet.
Les objectifs doivent être mesurables. Plus ils sont concrets, plus ils sont faciles à évaluer (nombre précis de personnes). Il faut les définir, afin de les mesurer.
Les objectifs peuvent se répartir à court, moyen et long terme selon la nature du projet. Ils doivent être planifier dans le temps, leur réalisation doit avoir un délai.
Les objectifs doivent être réalistes. Ceux trop ambitieux peuvent impressionner sur le papier, mais le « coup de bluff » sera repéré et mis en évidence lors de l’évaluation.
Il est donc préférable de viser des objectifs plus modestes, concrets, réalisables, effectifs.
Les « objectifs flexibles » n’impliquent pas que l’on doive pouvoir les modifier en permanence, mais que dans la recherche de réalisme et d’efficacité, il soit possible d’opérer des changements avec prudence.
Les objectifs doivent être reconnaissables dans nos activités. Ils sont différents de nos actions, mais les activités représentent ce que nous voulons atteindre (les activités sont un moyen). Les activités doivent tendre vers un ou plusieurs objectifs. Tous nos objectifs doivent être directement ou indirectement identifiables vers une ou plusieurs activités.
On distingue deux types d’objectifs :
- Les objectifs généraux :
Objectif que l’on veut atteindre dans le cadre du projet, résultat auquel on peut parvenir. La définition d’un objectif peut permettre d’avoir des éléments pour évaluer le projet. C’est sur la réalisation d’un objectif que se constitue la mobilisation d’un partenaire. On définit l’objectif par rapport à ce que l’on veut résoudre. Cela permet de se centrer sur la préoccupation principale et nous oblige à bien préciser le problème auquel on choisit de s’attaquer.
Il faut éviter de se donner des objectifs majestueux, gratifiants mais irréalisables.
- Les objectifs spécifiques :
Ce sont des activités précises à réaliser pour atteindre les objectifs.
On utilise le programme « SMART », pour définir les objectifs :
- Spécifique : qu’allons nous atteindre ?,
- Mesurable : combien de personnes ? combien d’ateliers ?,
- Accessible : qu’est-ce qui va changer ?,
- Réalisable,
- Planifier dans le Temps,
Phase 2 : La Réalisation
Pour construire son projet, il y a un reflex à avoir, qui est de rechercher systématiquement différentes options au projet avec plusieurs personnes. Il faut essayer d’avoir trois hypothèses, puis on prend la plus réaliste.
Il est donc conseillé de construire des situations qui facilitent la recherche d’hypothèses :
- Aller voir des réalisations proches de celles qu’on a en tête,
- Explorer à plusieurs l’idée du projet,
Les hypothèses se construisent sur :
- L’expérience du porteur de projet,
- Les partenaires que nous pouvons mobiliser,
- Le public cible,
Le rôle de cette phase est d’ouvrir le projet, afin d’enrichir le projet et le placer dans une démarche réaliste et réalisable. Pour chaque hypothèse, on analysera donc les avantages et les inconvénients.
Les objectifs sont transformés en actions. Le projet est une série d’actions.
- Les moyens humains :
C’est le personnel bénévole ou salarié qui serait impliqué dans la réalisation du projet. Les salariés peuvent être permanents ou intervenants.
- Les moyens matériels techniques :
C’est le matériel nécessaire à la réalisation du projet (machines, outils). Ils peuvent être achetés, loués, mis à disposition par la ville.
- Les moyens financiers :
Ce sont les fonds accordés par des organismes publics ou privés dont on est tenu de justifier l’utilisation et l’affectation par rapport au projet subventionné.
Ce sont des ressources. C’est une organisation ou une institution qui contribue d’une manière contractuelle à la réalisation d’un projet, mais sans être directement engagé.
On doit distinguer plusieurs types de partenaires :
- Les partenaires de l’action proprement dite qui se situent en amont (financeurs, fournisseurs),
- Les partenaires qui se situent en aval (Tv, journal),
- Les partenaires qui font partie de l’espace d’action du projet.
Les partenaires soutiennent le projet soit financièrement, soit politiquement, soit opérationnellement.
- Les partenaires associatifs :
Ce sont les associations impliquées dans le projet, et ce pour sa bonne réalisation.
- Les partenaires institutionnels :
L’Union Européenne (FSE),
Les dispositifs étatiques (déconcentrés Etat : DRAC, DRIRE, Rectorat…),
Les dispositifs publics territoriaux (Ville, CG, CR),
Le contrat de ville est une convention qui allie un dispositif sur une période donnée (2007-2013), qui financera des projets d’associations qui sont la priorité d’un territoire donné. A partir de 2007, on ne parlera plus du contrat de ville à Strasbourg, mais du CUCS (Contrat Urbain Communauté de Strasbourg).
Pour prendre une décision, il faut prendre en compte des paramètres :
- Les aspects techniques : difficultés techniques, moyens financiers, maîtrise du personnel de l’organisation…
- Les aspects économiques : coût du projet, temps,
- L’aspect juridique et réglementaire : on n’a pas le droit de faire n’importe quoi et de le faire n’importe comment,
- Les aspects déontologiques et sociaux,
Il s’agit de faire un inventaire et un calendrier des tâches. D’abord, il faut faire une liste de ce qu’il y a à faire, ensuite le planning et enfin se répartir les tâches.
- Repérer ce qu’il y a à faire :
C’est une liste simple qui reprend es différentes actions à mener pour que la décision se matérialise. Pour le porteur de projet, la question est de savoir quelles sont les différentes actions qu’il doit combiner pour qu’à une date donnée le projet soit terminé.
Identifier et analyser les besoins,
Ecrire le projet,
Valider le projet par le C.A ou l’A. G,
Chercher les financements, les partenaires
Sélectionner le public cible,
Recruter les intervenants, Signer les contrats
Réaliser les actions,
Communiquer autour de l’action,
Evaluer l’action,
- Le planning et la programmation :
A ce niveau, le porteur de projet doit s’interroger sur les différents détails du projet à réaliser. Il se demande ce qu’il faut faire exactement pour que le projet devienne une réalité à une date donnée. Il doit ensuite prévoir et situer dans le temps les tâches à réaliser et trouver les solutions appropriées au sujet, a problème rencontré.
- La répartition des tâches :
Il s’agit de répartir les tâches, et les responsabilités entre les bénévoles, les salariés, les participants, les partenaires, selon :
Qui fait quoi ?
Quand ?
Comment ?
Pour quand ?
Où ?
Il doit se référer à la liste d’actions pour l’ordonner : placer les actions de la liste dans un ordre logique.
Un budget est une prévision des recettes et des dépenses nécessaires à la réalisation des activités d’une organisation ou d’un projet, et ce pour une période donnée (semaine, mois, trimestre, année). On peut dire que le budget est une prévision des moyens dont disposait une organisation et de l’utilisation de ces moyens. Le budget doit être fait en fonction des activités du projet. Le gestionnaire du projet détermine les dépenses en se référant à la liste d’opérations et en estimant le coût de chacune, car le budget est une traduction en terme monétaire des activités programmées. De là, il est aisé de calculer le total.
Le total des recettes doit être égal aux dépenses.
L’élaboration d’un budget permet à l’organisation de maîtriser la gestion de son argent. Une fois qu’il a établi son budget, l’organisme connaît les limites à ne pas dépasser dans ses dépenses compte tenu de ses ressources. Chaque année, l’association doit déterminer ses objectifs en terme qualitatif, mais également quantitatif. Ceci exprimé en chiffres sous la forme de budget prévisionnel annuel de l’association.
- Les étapes de l’élaboration d’un budget
Il faut déjà recenser et programmer les différentes activités du projet en tenant compte des besoins, des objectifs prévus.
Prévoir les charges (= les dépenses pour l’organisation du projet), et les produits (= revenus provenant des activités habituelles de l’organisation ou des subventions).
Elaborer le budget : cela consiste à présenter dans un tableau les différentes données recensées d’un côté, on inscrit les dépenses et de l’autre, les recettes. Ce tableau doit absolument être équilIbré.
- Nature du financement
Il y a deux catégories :
Les subventions pour les projets : elles sont destinées à financer des dépenses afférentes à un projet précis ou découlant de ce même projet.
Les subventions pour le fonctionnement : elles sont plus difficiles à obtenir, elles couvrent les frais principaux de gestion d’une organisation (salaire, loyers).
Les subventions d’investissement : Bien que l’investissement ne soit pas un but en soi pour les associations, il peut contribuer au développement de la qualité du projet associatif mené par l’association.
L’investissement peut être réalisé sur plusieurs années, ce qui implique d’établir un plan d’investissement global et un plan pour chaque année. Le coût d’acquisition de ces éventuels investissements doit être financé ou bien par autofinancement, ou bien par des emprunts dont la durée est à évaluer selon l’investissement réa
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